応募書類の送り方｜郵送とメール、届く日から逆算する出し方

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「切手はいくら貼ればいいのか」「メールなら件名は何と書くのか」——そんなところで止まっていませんか。結論から言うと、書類の中身に何時間もかけたのに、出し方でつまずいて選考に乗らないのが一番もったいないです。しかも、この段階でのミスは自分では気づけません。

この記事では、郵送とメールそれぞれの送り方を、日本郵便と厚生労働省の一次情報にもとづいて、「いつ届くか」から順に整理します。読み終わるころには、いつ何をどう送ればいいかが決まります。

応募書類は「書き終えた日」ではなく「届く日」から決まる

まず、多くの人が知らないまま損をしていることから書きます。

土曜・日曜・祝日には、普通郵便は配達されません。

土曜日・日曜日・休日は、普通郵便の配達が原則として休止されています（1月1日を除く）。

出典：日本郵便「土曜日・日曜日・休日に手紙・はがき・荷物（ゆうパック）等の配達は行われますか？」／2026年9月12日確認

つまり、金曜日の夕方にポストへ投函しても、その週末には届きません。「土日を挟むから月曜には着くだろう」という感覚は、いまの郵便では通用しなくなっています。

土日祝でも届く送り方、届かない送り方

同じ日本郵便のページによると、土日祝でも配達されるのは次のものです。

• 速達
• 書留（簡易書留・一般書留）
• 代金引換、配達時間帯指定郵便、配達日指定郵便などの特殊取扱とした郵便物
• レターパック（特定封筒郵便物）
• ゆうパック、ゆうパケット

逆に、普通郵便と同じ扱いで土日祝に配達されないものがあります。ここが間違えやすいところです。

特定記録（＋210円）は、土日祝には配達されません。追跡番号が付くので「速達に近いもの」と思われがちですが、配達の日程は普通郵便と同じです。追跡が付くことと、早く届くことは別だと覚えておいてください。

締切から逆算する

応募の締切が決まっているなら、次のように考えます。

状況	選ぶもの
締切まで1週間以上ある	普通郵便（定形外）で十分
締切まで数日しかない	速達（＋300円）またはレターパック
週末をまたぐ	速達かレターパック。普通郵便は土日祝に動かない
確実に届いたことを残したい	簡易書留（＋350円）またはレターパックプラス（対面・受領印）

なお、実際に何日かかるかは差出地と宛先の組み合わせで変わります。日本郵便のお届け日数を調べるで、郵便番号を入れれば正確な日数が出ます。出す前に一度調べてください。この記事で「◯日で着きます」と書かないのは、地域差が大きいからです。

郵送で送る

封筒はA4が折らずに入るものを選ぶ

応募書類は折らずに送るのが基本です。A4がそのまま入る封筒は次の2種類がよく使われます。

• 角形2号（角2）：240×332mm
• 角形A4号：228×312mm

どちらも郵便では「定形外郵便物の規格内」に収まります。規格内の条件は長辺34cm以内・短辺25cm以内・厚さ3cm以内・重さ1kg以内なので、角2（33.2cm）でも余裕があります。規格外の高い料金になることはありません。

色は白が無難です。茶封筒でも受理されますが、白のほうが書類らしく見えます。

料金は「定形外の規格内」で考える

現在の料金は次のとおりです（日本郵便の公式料金表より）。

送り方	条件	料金
定形外郵便物（規格内）	50gまで	140円
定形外郵便物（規格内）	100gまで	180円
定形外郵便物（規格内）	150gまで	270円
レターパックライト	A4・厚さ3cm以内／郵便受けに配達	430円
レターパックプラス	A4／対面で配達・受領印	600円
速達（加算）	250gまで	＋300円
簡易書留（加算）	—	＋350円

注意したいのが50gの境目です。封筒・クリアファイル・書類3〜4枚を入れると、50gを超えることがあります。1gでも超えれば140円ではなく180円です。

切手を自分で貼らないほうがいい理由

料金が足りないとどうなるか。日本郵便のQ&Aによると、次の3つのいずれかです。

1. 受取人に届く前に差出人へ返送される
2. 受取人に届いて、不足額を支払ってもらう
3. 受取人が不在だったり支払いを拒否したりすると、差出人へ返送される

どれも応募先に迷惑がかかるか、書類が届かないかのどちらかです。慣れない速達や定形外を出すときは、事業所の郵便窓口に持ち込むのが確実です。

出典：日本郵便「手紙にまつわるQ&A」／2026年9月12日確認

郵便局の窓口に持っていけば、その場で計って過不足なく処理してくれます。数十円をケチって書類が戻ってくるほうがよほど痛い。在職中で平日に行けない場合は、ゆうゆう窓口のある郵便局を探すか、土日祝でも動くレターパックを使うのが現実的です（在職中の時間のやりくりは在職中に転職活動を進めるコツでも触れています）。

封筒の書き方

• 表面：宛先の住所・会社名・部署名・担当者名。担当者名が分かるなら「◯◯様」、分からなければ「採用ご担当者様」。会社宛なら「御中」
• 表面の左下：赤字で「応募書類在中」と書き、四角で囲む。他の郵便物に紛れないようにするため
• 裏面：自分の住所・氏名。左下または中央下に書く
• 封をしたら「〆」を書く

中身の入れ方

書類はクリアファイルに入れてから封筒に入れます。雨で濡れたり、折れたりするのを防ぐためです。

重ねる順番は、上から順に次のようにします。

1. 送付状（添え状）
2. 履歴書
3. 職務経歴書
4. その他（求められた書類があれば）

封筒を開けた人が、まず送付状を見て「誰から何が届いたか」を把握できる順番になっていれば大丈夫です。

送付状（添え状）は必要か

付けるのが一般的です。ただし、付けなかったから落とされるという公的な根拠はありません。過度に気にする必要はない、というのが正直なところです。

書く内容はシンプルで構いません。

• 日付／宛先（会社名・部署・担当者名）／自分の氏名・住所・電話番号・メールアドレス
• 拝啓〜敬具のあいさつ
• 何の求人に応募するのか
• 同封した書類の一覧と枚数
• 面接の機会をいただきたい旨

送付状は自己PRの場ではありません。熱意は履歴書と職務経歴書で書くものなので、ここでは1枚に収めます。中身の書き方は履歴書の書き方、職務経歴書の書き方、自己PRの書き方、志望動機の書き方でそれぞれ解説しています。職歴が短い場合や空白期間がある場合は短い職歴や空白期間がある場合の書き方もあわせて読んでください。

メールで送る

求人票に「メールで送付」と指定されている場合や、応募フォームがある場合の実務です。

かならずPDFにする

WordやExcelのまま送らないでください。理由は2つあります。

• 相手の環境で開くとレイアウトが崩れることがある。フォントが入っていないと文字が置き換わり、表がずれる
• 編集履歴や作成者名が残る。PDFにすればその心配が減る

WordもExcelも「名前を付けて保存」でPDFを選べます。厚生労働省が配布している履歴書様式例にはExcel版とPDF版がありますが、Excelで入力したものは、送る前にPDFへ変換します（→履歴書の書き方）。

ファイル名は開かなくても分かる形にする

採用担当者は同じ日に何十件も受け取ります。「履歴書.pdf」が10個並ぶと管理できません。

「書類名＋氏名」を入れます。

• 履歴書_山田太郎.pdf
• 職務経歴書_山田太郎.pdf

日付を入れる場合は「履歴書_山田太郎_20260901.pdf」のように末尾に付けます。スペースや記号は避け、アンダースコアでつなぐのが安全です。

件名と本文

件名は、開く前に用件が分かるように書きます。

応募書類の送付（営業職）／山田太郎

本文の例です。

株式会社◯◯
人事部 採用ご担当者様

はじめまして。山田太郎と申します。
貴社の求人サイト「◯◯」に掲載されていた営業職の求人を拝見し、応募いたします。

応募書類を添付いたしましたので、ご査収ください。
・履歴書（PDF・1点）
・職務経歴書（PDF・1点）

お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

山田太郎（やまだ たろう）
〒000-0000 ◯◯県◯◯市◯◯1-2-3
電話：090-0000-0000
メール：sample@example.com

署名に電話番号と住所を入れておくと、担当者が連絡先を探さずに済みます。

送る時間帯と容量

送信時刻について公的な決まりはありません。深夜を避けて営業時間内に送る、という慣行がある程度です。気になるなら予約送信を使えば済みます。

容量は、添付ファイル全体で数MBに収めるのが無難です。スキャンした画像をそのまま貼ると重くなるので、PDFに変換してから送ります。

パスワード付きZIPは指定がなければ不要

企業から指定がない限り、無理に付ける必要はありません。セキュリティ設定によってはZIPファイルが受信側で削除され、そもそも届かないことがあるためです。指定があった場合だけ、指示どおりに従ってください。

送った書類は、そのあとどう扱われるのか

「不採用になった書類は返してもらえるのか」「あの個人情報はどうなるのか」——気になる人は多いはずです。ここには法律の定めがあります。

職業安定法第五条の五は、求職者の個人情報の扱いについてこう定めています。

公共職業安定所、特定地方公共団体、職業紹介事業者及び求人者、労働者の募集を行う者及び募集受託者、特定募集情報等提供事業者並びに労働者供給事業者及び労働者供給を受けようとする者（次項において「公共職業安定所等」という。）は、それぞれ、その業務に関し、求職者、労働者になろうとする者又は供給される労働者の個人情報（以下この条において「求職者等の個人情報」という。）を収集し、保管し、又は使用するに当たつては、その業務の目的の達成に必要な範囲内で、厚生労働省令で定めるところにより、当該目的を明らかにして求職者等の個人情報を収集し、並びに当該収集の目的の範囲内でこれを保管し、及び使用しなければならない。

出典：e-Gov法令検索「職業安定法」／2026年9月12日確認

長い条文ですが、注目したいのは名あて人に「求人者」が入っている点です。求人者とは、募集をしている会社そのもの。つまり応募先の企業も、この条文の対象です。

要するに、採用選考という目的の範囲を超えて、あなたの書類を保管したり使ったりしてはいけないということです。第2項では「求職者等の個人情報を適正に管理するために必要な措置を講じなければならない」とも定めています。

ただし「返却しなければならない」とは書かれていない

条文が求めているのは適正な収集・保管・使用であって、返却の義務ではありません。返却するか、責任をもって破棄するかは会社の運用です。求人票や応募要項に「応募書類は返却いたしません」と書かれていても、それ自体は違法ではありません。

気になるなら、応募前に返却の扱いを確認しておくのが確実です。

そもそも書かなくていいことがある

厚生労働省は、採用選考で把握してはいけない「就職差別につながるおそれがある14事項」を公表しています。そのうち「採用選考の方法」の項目に、「本人の適性・能力に関係ない事項を含んだ応募書類の使用」が入っています。

本籍・出生地、家族の職業や収入、住宅の状況、支持政党、愛読書といった項目は、応募書類に書かせること自体が問題になります。14事項の全体は就職差別につながるおそれがある14事項でまとめているので、気になる欄があった人はそちらを読んでください。

出典：厚生労働省 公正採用選考特設サイト「求職者の皆様へ」／2026年9月12日確認

よくある質問

Q. 郵送とメール、指定がないときはどちらで送ればいいですか。
A. 求人票や応募フォームに書かれた方法に従うのが最優先です。指定がまったくない場合は、応募のきっかけになった経路に合わせます。メールでやり取りが始まっているならメール、紙の求人票を見て応募するなら郵送が自然です。迷ったら、応募先に聞いて構いません。

Q. 送付状は手書きですか。
A. パソコンで作って印刷して問題ありません。手書きでなければ失礼、という根拠はありません。

Q. 履歴書は手書きとパソコン、どちらがいいですか。
A. 公的な根拠がないので、この記事では断定しません。指定があればそれに従ってください。詳しくは履歴書の書き方で扱っています。

Q. クリアファイルは必要ですか。
A. 義務ではありませんが、折れや濡れを防げるので入れておくほうが安心です。100円ショップのもので構いません。

Q. 封筒に自分の名前は書きますか。
A. 裏面に住所と氏名を書きます。書いておかないと、宛先不明で戻ってきたときに手元へ返らなくなります。

Q. 締切当日の消印でも間に合いますか。
A. 「必着」と「消印有効」で意味が違います。必着なら締切日までに届いていなければならず、消印有効なら締切日の消印があれば受け付けられます。求人票の表記を確認してください。書かれていなければ必着と考えて動くほうが安全です。

まとめ

応募書類の送り方で、最初に決めるのは封筒でも切手でもなく、いつ届くかです。

• 土日祝は普通郵便が配達されない（1月1日を除く）。金曜の投函は週末をまたいで止まる
• 急ぐなら速達（＋300円）かレターパック。特定記録は土日祝に届かないので注意
• 郵送はA4が折らずに入る角形2号か角形A4号。どちらも定形外の規格内で、50gまで140円・100gまで180円
• 切手は自分で貼らず、郵便局の窓口へ持ち込む。料金不足だと返送されるか、応募先に不足額を払わせることになる
• メールは必ずPDF。ファイル名は「履歴書_氏名.pdf」のように、開かなくても分かる形にする
• 送った書類は、職業安定法第五条の五により、採用選考の目的の範囲でしか保管・使用できない。ただし返却の義務は定められていない

ここまで整えたら、あとは待つだけです。連絡が来たら次は面接、そして内定後には内定後に届く労働条件通知書の確認が待っています。転職活動全体の流れは転職活動の進め方で解説しています。

中身を読んでもらう相手を決める前に、対象条件を確かめてください。第二新卒エージェントneoの対象は19歳〜29歳で、第二新卒・高卒・中卒・既卒・フリーターを前提にしたサービスです。面談拠点は東京・大阪・名古屋・福岡の4か所です（出典：公式サイト／2026年9月7日確認）。ここに当てはまらないなら、書類を見てもらう先を別に探してください。

経歴に不安があって、書く段階から手伝ってほしいなら

※登録すると、面談の日時と場所を自分で予約する形です。初回は基本的に来社で、Web面談を希望するときは問い合わせが必要です（出典：公式サイト／2026年9月7日確認）。